【タスク管理】GTDとは
2009年1月9日金曜日
GTDとは
GTD（Getting Things Done ゲッティング・シングス・ダン）とは
個人用のワークフロー管理システムである。
ワークフローとは仕事の流れを自動化し、処理手順を規程することで、
仕事の関係者同士間の情報や、業務のやりとりを円滑に流れるようにすること。
GTDは心理的な負担を減らし、個人の生産性を向上させることができるということで
ビジネス上の仕事術の中でも特に注目されている。
GTDの基本
今抱えてる仕事のリストを何かに記録しておくことで、
頭の中から抱えてる仕事のことを、追い出してしまうというものである。
そのため、全部を覚えていなければいけないという心理的負担から開放され、
また、リストに基づき、今しなければいけない作業に集中できるのである。
GTDの手順は、収集・処理・整理・評価・実行の5つのステップからなる。
１.「収集」では、自分のやりたい事をすべてを簡単にリスト化して書き出す。
仕事もプライベートもすべて書き出す。
シャンプーを買う、議事録を書く、など、
２.「処理」では「収集」で書き出した仕事（行動）にプライオリティをつけ、
リストに分類していく。
今行動すべき
2分以内でできる作業はすぐやる。
複雑なものは細分化し、計画を立て行動する。「プロジェクト」のリストへ。
今すぐしなくてもよいものは後に回す。「カレンダー」のリストへ。
自分でしなくてもいいものは人に任せる。「連絡待ち」のリストへ。
今すぐしたほうがいい仕事は、今やっている仕事の次に着手する。「次のアクション」のリストへ。
今行動しなくてよい
資料としてとっておく。「資料」リストへ。
いつかやる仕事としてあたためておく。「いつかする」リストへ。
不要なものは捨てて忘れる。ゴミ箱へ。
３.「整理」では、リストで分類した作業内容を時間軸、プライオリティに注意しながら
常に整理していく。
４.「評価」では、分類された作業の中に抜けがないか、忘れているものはないか
定期的に内容を見直す。そして週に１回は仕事の進捗や要不要を評価し、
新しい仕事や次に来る出来事などを収集・処理・整理してリストに加え、
常に新しい状態にしなければならない。
そして最後に「実行」する。処理と整理を繰り返すことがGTDの要なのだ。
いきなり実行にするのは難しいかもしれないが、
私自身もGTDを意識する前は全部頭の中だけで処理しょうといたので、かなりの抜けや、
ミスがあり、なぜそうなるのか、なぜうまくいかないんだろうと自問自答を繰り返すばかりだった。
GTDを意識するようになってからはあまりテンパらなくなったし、
デッドラインを越えることもなくなりました。
アナログベースでやってみるのもいいし、GTDに使えそうなフリーツールもたくさん
あるので、タスク管理で悩んでる方は、ぜひ試してみるといいと思う。おすすめです。